Zawieszenie działalności odciąża przedsiębiorcę z części obowiązków, ale nie usuwa istniejących zobowiązań i nie zwalnia go z prowadzenia księgowości. W jakiej sytuacji przedsiębiorca może sobie pozwolić na nie zamknięcie ksiąg rachunkowych na koniec roku? Co musi i co może robić przedsiębiorca z zawieszoną działalnością? Wyjaśniamy w poniższym artykule.
Jak formalnie zawiesić działalność gospodarczą?
Zawieszenie działalności wymaga złożenia wniosku CEIDG-1. W przypadku jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG można to zrobić przez internet, osobiście w urzędzie gminy lub miasta, przez pełnomocnika albo pocztą, przy czym wysyłka tradycyjna wymaga notarialnego poświadczenia podpisu.
Trzeba pamiętać, że formularz pełni jednocześnie funkcję wniosku o wpis do ewidencji, dlatego należy we wniosku zaznaczyć pole 01.3. Jeżeli przedsiębiorca jest wspólnikiem spółki cywilnej, do formularza dołącza także załącznik CeiDG-SC. Sam wniosek powinien być wypełniony czytelnie, najlepiej drukowanymi literami lub komputerowo, bez skreśleń i ręcznych poprawek.
Trzeba też pamiętać, że zawieszenie nie może być krótsze niż 30 dni, a przy działalności wpisanej do CEIDG może być dokonane na czas określony albo nieokreślony. Jeżeli przedsiębiorca od razu wskaże datę wznowienia, system potraktuje ją jako termin automatycznego powrotu do aktywności. Przed złożeniem wniosku należy sprawdzić, czy firma spełnia warunki do zawieszenia: nie zatrudnia pracowników na umowie o pracę (wyjątkiem są pracownicy przebywający na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym) i nie posiada zarejestrowanych w ZUS osób zatrudnionych oraz ich członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego.
Co się dzieje z księgowością po zawieszeniu działalności?
Zawieszenie jest przerwą w prowadzeniu działalności, ale nie usuwa skutków prawnych i księgowych wcześniejszych zdarzeń i wciąż wymaga prowadzenia księgowości, choć w mniejszym zakresie.
Z czego jest zwolniony przedsiębiorca
W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie opłaca zaliczek na podatek dochodowy, ryczałtu ani karty podatkowej. Nie składa też deklaracji ZUS i VAT za czas objęty zawieszeniem.
Co wciąż musi i może robić przedsiębiorca
Zawieszenie działalności nie zwalnia z prowadzenia księgowości ani z obowiązku złożenia zeznania rocznego, nawet gdy przerwa obejmuje cały rok podatkowy.
Przedsiębiorca może w tym czasie przyjmować należności i musi regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem. Ma też prawo podejmować czynności potrzebne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, np. zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenia, rozwiązywanie wcześniej zawartych umów, udział w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z wcześniejszą działalnością.
Jak prowadzić uproszczoną księgowość w czasie zawieszenia działalności
Podczas zawieszenia działalności, nadal prowadzimy podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Przedsiębiorca nie osiąga wtedy przychodów z normalnej, bieżącej sprzedaży, ale wciąż może natomiast wykazywać przychód z należności, które powstały jeszcze przed zawieszeniem, oraz ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia.
Podobnie jest z kosztami. W czasie zawieszenia można ujmować w PKPiR te wydatki, które służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów lub wynikają z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Chodzi więc o wydatki, bez których firma traciłaby majątek, dostęp do lokalu, ciągłość umów albo możliwość późniejszego wznowienia działalności. Do tej grupy należą zwykle czynsz, opłaty za media, podatek od nieruchomości, opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu, opłaty za rachunek bankowy, ochronę obiektu, składki ubezpieczeniowe czy raty leasingowe.
Jeżeli działalność zostanie wznowiona w tym samym roku, nie zakłada się nowej księgi – kontynuowana jest dotychczasowa ewidencja.
Chcąc ograniczyć koszta prowadzenia działalności w stanie jej zawieszenia, warto zrezygnować z tradycyjnej księgowości. Stały dostęp do archiwalnych faktur, korekt i rozrachunków może nam zapewnić Systim. Pozwala sprawnie przygotować rozliczenie roczne i ułatwi wznowienie działalności po przerwie.
Jak prowadzić pełną księgowość w czasie zawieszenia działalności
Zawieszając działalność z pełną księgowością (księgi rachunkowe). Możesz być zwolniony z obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości m.in. zamykania ksiąg rachunkowych.
Możesz nie zamykać ksiąg rachunkowych jeżeli: działalność była zawieszona przez cały rok, a w tym czasie nie występowały odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe ani inne zdarzenia wywołujące skutki majątkowe albo finansowe. Jeśli spełniasz te warunki, możesz również odstąpić od inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego.
Jeżeli jednak zawieszenie obejmuje tylko część roku obrotowego albo w czasie zawieszenia pojawiły się operacje wpływające na majątek lub finanse jednostki, księgi trzeba zamknąć na koniec roku na zasadach ogólnych.
Co daje zawieszenie działalności
Zawieszenie działalności pozwala czasowo wycofać firmę z bieżącego obrotu bez jej likwidacji. Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim odciążenie od zaliczek na podatek dochodowy, ryczałtu i karty podatkowej, a także deklaracji ZUS i VAT za czas objęty przerwą. Jednocześnie zawieszenie nie zamyka drogi do późniejszego wznowienia działalności, gdy sytuacja finansowa, organizacyjna albo osobista się ustabilizuje.
