Efektywne zarządzanie dokumentacją to ważny element funkcjonowania każdej organizacji. Chociaż wiele firm dąży do minimalizacji ilości papierowej dokumentacji, nie zawsze jest to możliwe. Przechowywanie dokumentów w odpowiednich warunkach jest bowiem regulowane przepisami prawa. Na szczęście, w Poznaniu istnieje wiele profesjonalnych firm zajmujących się archiwizacją i przechowywaniem akt, które oferują kompleksowe rozwiązania w tym zakresie. Sprawdź, jak wybrać najlepszą firmę do współpracy w tym zakresie.
Przepisy prawne dotyczące przechowywania dokumentów
Każda firma działająca na terenie Polski jest zobowiązana do przestrzegania przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji. Dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą. Przepisy te mają na celu zapewnienie dostępności dokumentacji w przypadku kontroli skarbowej oraz umożliwienie odtworzenia przebiegu operacji gospodarczych.
Dodatkowo przedsiębiorstwa muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) nakłada na firmy obowiązek zabezpieczenia dokumentów zawierających dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dokumenty należy więc przechowywać w specjalnych, chronionych pomieszczeniach, najlepiej wyposażonych w systemy alarmowe i monitoringu.
Zalety profesjonalnej archiwizacji dokumentów
Profesjonalna archiwizacja dokumentów niesie ze sobą wiele korzyści. Po pierwsze, pozwala na optymalizację przestrzeni biurowej. Przekazanie dokumentacji do zewnętrznej firmy specjalizującej się w przechowywaniu akt w Poznaniu, znacznie ułatwia zachowanie przestrzeni w pomieszczeniu firmowym.
Poza tym archiwizacja dokumentów pozwala na zachowanie porządku i ułatwia dostęp do potrzebnych akt. Profesjonalne firmy archiwizacyjne oferują systematyczne katalogowanie i indeksowanie dokumentacji, co znacznie skraca czas potrzebny na odnalezienie konkretnych dokumentów. Profesjonalne firmy oferują również usługi digitalizacji, umożliwiające przechowywanie i przeglądanie dokumentacji w formie elektronicznej.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów to nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale również optymalizacja procesów wewnętrznych firmy oraz zapewnienie bezpieczeństwa i łatwego dostępu do dokumentacji. W Poznaniu działa wiele firm oferujących kompleksowe usługi w zakresie archiwizacji dokumentów. My zachęcamy do skorzystania z oferty Ekoakta, która specjalizuje się w kompleksowej obsłudze dokumentów, obejmującej archiwizację, niszczenie, transport oraz przechowywanie akt. Sprawdź tutaj: archiwizacja dokumentów Poznań i zapoznaj się z pełną ofertą firmy Ekoakta.
