Z roku na rok rośnie liczba organizowanych eventów. Ludzie uwielbiają brać w nich udział, ponieważ poprawia to samopoczucie i daje zastrzyk pozytywnej energii. To także szansa na to, by miło spędzić czas z rodziną czy przyjaciółmi. Na barkach organizatora wydarzenia spoczywa wielka odpowiedzialność, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z imprezą masową. W przygotowanie takiego projektu trzeba włożyć dużo pracy i zadbać o najmniejsze szczegóły.
Co to jest impreza masowa?
Pod pojęciem „impreza masowa” należy rozumieć imprezę skierowaną do szerokiej publiczności, podczas której liczba uczestników wynosi przynajmniej 500 (gdy event organizowany jest w hali sportowej lub budynku) albo 1000 (gdy wydarzenie odbywa się na stadionie lub na otwartej przestrzeni). Takie przedsięwzięcia organizowane są zwykle w celach artystycznych lub rozrywkowych, ale nie tylko. Niektóre eventy mogą stać się narzędziem do realizacji celów biznesowych, wizerunkowych itd. Wydarzenie może też edukować (np. szkolenie czy konferencja: https://cma.pl/obsluga-konferencji/), motywować czy integrować. Dokładną definicję można znaleźć w Ustawie z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. W przepisach Ustawy wymieniono również wiele wyjątków od omawianego pojęcia. Imprezami masowymi nie są: eventy organizowane w teatrach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury, galeriach sztuki oraz w szkołach.
Zasady organizacji imprez masowych
Jeżeli wydarzenie, które zamierzamy przygotować, będzie kwalifikować się jako impreza masowa, powinniśmy zadbać o wszelkie niezbędne formalności przed rozpoczęciem eventu. Przede wszystkim jako organizatorzy musimy uzyskać rządowe zezwolenie na przeprowadzenie takiej imprezy oraz opinie miejscowych służb. Z wnioskiem o wydanie odpowiednich dokumentów należy wystąpić do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia eventu. Sprawę możemy załatwić podczas wizyty w urzędzie, listownie lub elektronicznie. Wniosek należy złożyć najpóźniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem wydarzenia. Osoba fizyczna lub prawna, która zostanie organizatorem imprezy masowej, jest odpowiedzialna za zapewnienie zabezpieczenia porządku publicznego, zabezpieczenie medyczne oraz techniczne. W celu uzyskania pozytywnej opinii dotyczącej zabezpieczeń należy zgłosić się do odpowiednich ze względu na miejsce imprezy służb: komendanta policji, komendanta Państwowej Straży Pożarnej, pogotowia ratunkowego oraz inspektora sanitarnego. Jeśli organizujemy imprezę z płatnym wstępem, konieczne jest podpisanie umowy odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom.
Organizacja imprezy masowej – to zadanie warto powierzyć profesjonalistom!
Każdy event, niezależnie od tego, czy jest to koncert znanego zespołu, mecz drużyny piłkarskiej czy impreza komercyjna (jak np. targi) wymaga zaplanowania i dopięcia wszystkich aspektów na ostatni guzik. Organizacja wydarzenia jest procesem wielozadaniowym, polegającym na projektowaniu, koordynowaniu i prowadzeniu imprezy – począwszy od pojawienia się pomysłu, aż do dopełnienia formalności związanych z realizacją wydarzenia. Impreza masowa może dostarczyć pozytywnych emocji i mieć swój niepowtarzalny urok – wystarczy zadbać o profesjonalną obsługę. Event możemy zorganizować samodzielnie, możemy też zwrócić się o pomoc do sprawdzonej firmy (np. https://cma.pl/obsluga-imprez-masowych/). Specjalista od spraw organizacji imprez masowych pomoże nam przygotować event zarówno od strony formalnej i technicznej, jak i estetycznej. Profesjonalne firmy eventowe mają szeroki zakres działań, a dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu potrafią zrealizować wydarzenie każdego rodzaju. Eksperci od eventów doskonale wiedzą, jak połączyć z sobą wiele elementów w ramach całokształtu realizowanego projektu. Jeśli zależy nam na tym, aby zaplanowana impreza była udana, z pewnością warto rozważyć taką współpracę.
