Faktura to bardzo ważny dokument, potwierdzający transakcję zachodzącą miedzy dwiema stronami. Może być wystawiona zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Faktura VAT to specjalna faktura, którą wystawiają jedynie ci przedsiębiorcy, którzy są płatnikami podatku VAT i ich działalność podlega odrębnym przepisom.
Faktura VAT – wystawienie duplikatu
Faktura VAT wydawana jest w dwóch egzemplarzach, jeden dla sprzedawcy, drugi dla nabywcy. Oczywiście musi zawierać szczegółowe dane o transakcji. Zdarzyć się może, że faktura zaginie lub zostanie zniszczona. Może też po prostu nie dotrzeć do kupującego.W takim przypadku ustawa o VAT pozwala na wystawienie duplikatu faktury. Duplikat faktury może wystawić podmiot, który tę fakturę wystawił, a więc:
- podatnik lub osoba przez niego upoważniona do wystawiania faktur
- wystawiający notę korygującą
- nabywca wystawiający faktury w imieniu sprzedawcy
- organ egzekucyjny
- komornik sądowy.
W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury właściwie zachodzi konieczność wystawienia duplikatu, gdyż polskie prawo podatkowe nakłada na przedsiębiorców przechowywanie do pięciu lat faktur, które stwierdzają nabycie lub zbycie towarów lub usług. W przypadku gdy przedsiębiorca nie posiada konkretnej faktury lub jej duplikatu jest zobowiązany do dokonania korekty deklaracji VAT, w której dokonano odliczeń podatku.
Duplikat faktury VAT – sposób wystawienia
Duplikat faktury VAT musi być wystawiony z identycznymi danymi jakie widnieją na oryginalnej fakturze. Na duplikacie faktury musi być dopisany koniecznie dopisek duplikat i data jego wystawienia. Zauważone błędy na fakturze oryginalnej, pierwotnej nie można poprawić wystawiając fakturę VAT – duplikat.W takim przypadku należy koniecznie wystawić kolejną fakturę tak zwaną fakturę korygującą. Oczywiście nabywca powinien zwrócić się do przedsiębiorcy o wystawienie duplikatu faktury, ale nie koniecznie na piśmie, może być nawet wniosek ustny. Przedsiębiorca absolutnie nie może odmówić wystawienia duplikatu faktury i również nie może pobierać za tę czynność pieniędzy. Nie wykonanie tego obowiązku jest karalne. Organ karnoskarbowy może nałożyć na takiego podatnika grzywnę w wysokości 180 stawek dziennych.
Duplikat faktury – odliczenie podatku naliczonego VAT
Sposób odliczenia naliczonego podatku VAT uzależniony jest od tego, czy nabywca miała wcześniej w posiadaniu fakturę i została ona zniszczona, bądź zaginęła, czy faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy. W pierwszym przypadku nabywca na pewno odliczył podatek VAT i duplikat faktury jest jedynie formą potwierdzenia transakcji i zaistnienia poprawnego odliczenia naliczonego podatku. W drugim przypadku duplikat jest traktowany jak oryginał faktury i odliczenie podatku następuje w danym bądź jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Duplikat w takim przypadku pełni funkcję oryginału i jest obowiązkowo rejestrowany w bieżącej ewidencji i deklaracji VAT.
Duplikat faktury – sprzedawca gubi lub niszczy fakturę
Zupełnie inna sytuacja występuje w przypadku, gdy faktura zaginęła lub została zniszczona u sprzedawcy towarów lub usług. W takim przypadku przepisy nie wymuszają wystawiania duplikatu faktury VAT. Księgowanie nie ulega żadnej zmianie, natomiast brak faktury VAT należy opisać notą księgową.
Porady dla przedsiębiorców dostarczył portal Faktury.pl oferujący usługę wystawiania faktur online.
